Bagaimana Menghasilkan Konferensi Virtual Dengan Lebih dari 100 Kepala Negara – Awal bulan ini, Presiden AS Joe Biden mengumpulkan lebih dari 100 pemimpin dunia untuk KTT Demokrasi yang pertama , dengan tujuan memperkuat demokrasi di seluruh dunia dalam menghadapi meningkatnya otoritarianisme, yang disebutnya sebagai “tantangan yang menentukan”. dari era saat ini.
Bagaimana Menghasilkan Konferensi Virtual Dengan Lebih dari 100 Kepala Negara
webcom-montreal – Acara virtual dua hari, yang diproduksi oleh agen acara global Freeman , memulai “tahun aksi” internasional di mana negara-negara di seluruh dunia, termasuk AS, akan bertujuan untuk memperkuat demokrasi di dalam dan luar negeri, semua diikuti oleh -perkumpulan orang pada akhir 2022. ??Awalnya dimaksudkan untuk diadakan secara langsung, konferensi virtual tahun ini menampilkan jadwal pidato kepala negara, serta pertemuan dengan para pemimpin, anggota kabinet, kelompok masyarakat sipil dan aktivis hak asasi manusia.
Baca Juga : C2 Montréal : 4 Strategi Layak Dicuri dari Konferensi One Association’s Virtual
BizBash mengobrol dengan Mike Wohlitz, wakil presiden senior di Freeman, tentang tantangan unik, termasuk masalah keamanan dan perubahan di menit-menit terakhir, dalam menghasilkan pertemuan internasional berskala ini, serta berkoordinasi dengan pembicara yang “sibuk menjalankan dunia.”
Bagaimana kemitraan dengan Departemen Luar Negeri terjadi?
RFP ini ditujukan kepada sejumlah penawar, dan minat yang mendorong Departemen Luar Negeri adalah untuk membuat pertemuan puncak internasional yang secara historis merupakan acara tatap muka dan menciptakan pengalaman serupa dan menarik, memahami bahwa karena perjalanan pembatasan, KTT ini perlu diselenggarakan secara virtual. Setelah diberikan pekerjaan, Freeman bekerja dengan hati-hati dengan Departemen Luar Negeri dan juga Gedung Putih untuk kemudian memastikan kami menyampaikan visi administrasi untuk KTT.
Pendekatan yang berlebihan adalah mengadakan pertemuan puncak internasional yang diselenggarakan secara virtual, tetapi bila memungkinkan ciptakan sebanyak mungkin pengalaman bagi para kepala negara dan peserta lainnya untuk membuatnya merasa seolah-olah mereka berada di ruangan yang sama, sehingga mereka dapat memiliki keduanya publik. dan percakapan pribadi secara langsung dengan semua orang yang terlibat dalam setiap sesi KTT.
Kapan perencanaan dimulai?
Itu cukup cepat. Proyek ini diberikan pada awal Oktober, dan itu menyisakan enam hingga delapan minggu untuk kemudian menyempurnakan apa visi itu dan mewujudkannya di sejumlah tingkatan yang berbeda. Tentu saja, dengan segala sesuatu yang virtual, ada platform yang mendukung dan menyelenggarakan seluruh KTT. Seperti yang Anda bayangkan, mengingat sensitivitas audiens ini, keamanan dan keandalan merupakan faktor yang sangat mendorong dalam cara kami menerapkan platform untuk solusi serta pendaftaran. Bagaimana kita memastikan bahwa kepala negara bisa masuk ke sidang, tapi hanya kepala negara yang boleh masuk sidang? Ada platform yang sangat signifikan dan bagian pendaftaran dalam perencanaan praproduksi itu.
Kemudian, tentu saja, ada komponen siaran. Bagaimana kita menciptakan lingkungan yang menarik bagi para peserta di antara mereka sendiri, serta menciptakan suasana yang menarik untuk dibagikan kepada publik lainnya dan pers yang kemudian dapat menonton dan mengamati aliran sebagian besar KTT? Saya akan mengatakan sekitar 80% atau lebih dari pertemuan itu dibagikan secara publik versus percakapan pribadi dan rahasia.
Seperti yang diharapkan, dengan apa pun dengan pemerintah, konten sebenarnya dari apa yang kami katakan muncul pada menit terakhir. Dan ketika saya mengatakan menit terakhir, seringkali sehari sebelumnya. Kita mungkin tahu siapa yang berbicara dan kapan, tetapi hanya itu. Kami mendapatkan skrip teleprompter setiap hari. Kami menerima banyak arahan itu, kurang dari 24 jam, karena itu normal bagi banyak pemimpin dunia. Mereka sangat sibuk menjalankan dunia, sehingga lebih diprioritaskan daripada penulisan pidato. Kami tahu itu. Jika Anda tahu bahwa itu akan terjadi, Anda merencanakannya, sehingga Anda dapat mencapainya sebaik mungkin.
Anda menyebutkan langkah-langkah keamanan yang dimasukkan ke dalam platform virtual. Bisakah Anda membagikan detail tentang tingkat keamanan yang diperlukan dibandingkan dengan acara virtual lainnya?
Terlepas dari siapa kliennya, apakah itu perusahaan, apakah itu asosiasi medis, apakah itu pemerintah AS, setiap orang memiliki keamanan sebagai salah satu perhatian utama mereka dengan virtual, dan itu adalah sesuatu yang kami anggap sangat serius. Mengetahui kepekaan dengan kepala negara, kami bekerja dengan pemerintah Amerika Serikat untuk memastikan bahwa platform memenuhi kebutuhan keamanan mereka yang sangat ketat. Mereka menghabiskan cukup banyak upaya untuk meninjau audit eksternal kami terhadap keamanan sistem kami dan pengujian penetrasi untuk memastikan bahwa itu memenuhi kebutuhan pemerintah Amerika Serikat.
Saya sangat bangga untuk mengatakan bahwa dengan audit itu, tidak ada perubahan tambahan yang diperlukan untuk platform kami. Kami mencentang semua kotak berdasarkan kebutuhan mereka setelah penilaian itu. Tapi sekali lagi, semua orang akan memiliki perhatian untuk acara mereka. Mereka ingin memastikan orang yang tepat masuk dan orang yang salah tidak. Ini benar-benar fungsi dari dua elemen yang berbeda tetapi terkait. Salah satunya adalah platform itu sendiri untuk memastikan bahwa itu tidak dapat ditembus oleh upaya jahat, dan yang lainnya adalah pendaftaran.
Bagaimana peserta masuk dan keluar dari sesi dan memastikan bahwa kepala negara masuk ke sesi yang benar dan orang-orang yang bisa menonton tetapi tidak berbicara di beberapa sesi pribadi bisa masuk dan keluar sesuai kebutuhan, dan kemudian juga membuat yakin bahwa kami kemudian dapat berbagi sesi publik sesuai kebutuhan dengan pers dan publik. Dua bagian itu—platform dan modul registrasi bekerja bersama. Dalam kasus kami, kami sangat beruntung bahwa platform kami dan model pendaftaran kami bekerja bersama sehingga memungkinkan kami untuk mengontrol bagaimana kedua fungsi tersebut bekerja bersama.
Bagaimana proses siaran dikonfigurasi?
Kami ingin membuat studio kepresidenan yang aman dan mudah diakses di halaman Gedung Putih. Di gedung Kantor Eksekutif Eisenhower, dan di sanalah presiden dan wakil presiden akan hadir di hadapan para peserta KTT. Dan kemudian di seberang kota di Washington Convention Center , kami membangun tiga studio tambahan lagi. Di situlah anggota kabinet, beberapa moderator kami dan panelis lainnya akan bergabung jika mereka bergabung secara langsung. Dan kami menciptakan infrastruktur siaran yang memungkinkan kami memproduksi siaran dari Washington Convention Center untuk dibagikan ke seluruh dunia, terlepas dari dari mana sinyal itu berasal.
Jadi meskipun beberapa umpan kamera mungkin berasal dari Gedung Putih, mereka kemudian diangkut melalui serat ke Washington Convention Center. Di sanalah ia berbaur dengan panelis yang mungkin berada di Washington Convention Center serta mereka yang bergabung dari jarak jauh dari seluruh dunia. Di sanalah itu dibundel ke dalam bentuk seni siaran dan dibagikan ke seluruh dunia.
Apakah Anda mengalami gangguan teknis?
Sangat bangga untuk mengatakan bahwa platform siaran bekerja dengan sempurna. Saat Anda melakukan acara virtual, Anda hanya sebagus Zoom. Anda dapat memberi tahu kepala negara sebanyak yang Anda inginkan selama latihan teknologi—”tolong jangan matikan mikrofon Anda. Kami akan membisukan mereka di pihak kami”—mereka masih akan membisukan mikrofon jika mereka mau.
Bagaimana Anda menangani zona waktu yang berbeda dan bekerja dengan peserta global dalam hal penjadwalan?
Kami memiliki presenter dari 22 zona waktu berbeda di seluruh dunia. Kami memiliki kru yang berjalan pada jam-jam yang sangat canggung di Amerika Serikat sehingga kami dapat mengakomodasi latihan teknologi untuk semua peserta yang berbeda dalam pertemuan puncak pada minggu menjelang pertemuan puncak.
Dan bahkan setelah kami mulai mengudara, beberapa hari kami menyiarkan langsung pagi-pagi sekali, pukul 6 pagi BT, untuk memberikan kerangka waktu yang lebih nyaman bagi para peserta internasional. Cukup merepotkan untuk mengakomodasi jadwal yang sangat rumit yang dimiliki para kepala negara dari seluruh dunia ini. Tetapi perencanaan sebelumnya yang tepat mencegah kinerja yang buruk, jadi semua perencanaan yang tepat bekerja dengan baik untuk memastikan bahwa kami berhasil.
Bagaimana Anda mengakomodasi berbagai bahasa yang digunakan oleh para hadirin?
Interpretasi simultan disediakan oleh CSI [Conference Systems], yang merupakan perusahaan yang dipekerjakan oleh pemerintah AS untuk melakukan semua interpretasi. Dari sana, Freeman akan mengambil umpan yang ditafsirkan dan memasukkannya ke dalam umpan yang benar. Misalnya, setiap umpan siaran keluar kami disajikan dalam tujuh bahasa lisan yang berbeda, ditambah bahasa isyarat Amerika. Juga, kita harus mengambil interpretasi yang berbeda untuk sesi itu sendiri. Jadi, jika ada panelis yang berbicara dalam bahasa Portugis dengan panelis lain yang berbicara dalam bahasa Prancis, kami harus memastikan bahwa bahasa Portugis, Prancis, dan Spanyol semuanya ditafsirkan dengan benar di dalam dan di luar sesi. Butuh banyak koordinasi dan perencanaan untuk memastikannya berjalan dengan baik.
Bagaimana Anda mengoordinasikan pemrograman?
Cukup balet yang menghasilkan acara seperti ini. Itu adalah keseimbangan. Agenda itu didorong oleh Gedung Putih, oleh Departemen Luar Negeri, oleh NSC [Dewan Keamanan Nasional], dan bersama-sama mereka menentukan topik apa, dan mereka menentukan siapa yang akan menjadi presenter. Kami akan mengambil dari sana dan mulai menjadwalkan mereka untuk latihan teknologi. Agenda itu sepenuhnya didorong oleh pemerintah Amerika Serikat.
Secara keseluruhan, menurut Anda apa tantangan terbesar dalam memproduksi acara tersebut?
Ada banyak kerumitan. Sekali lagi, kapan pun Anda menghubungkan 110 pemimpin dunia, itu bisa menjadi tantangan. Kami telah menguji banyak elemen berbeda pada teknologi siaran ini, apa yang dapat didukung oleh platform virtual, dan semuanya bermuara pada kebutuhan presenter di menit-menit terakhir. Saya pikir tantangan terbesar adalah tetap gesit dan fleksibel dalam mengetahui bahwa konten KTT akan datang bersama pada menit terakhir.
Sering kali ketika Anda merencanakan acara virtual untuk asosiasi atau klien korporat yang berbeda, Anda cenderung mengetahui secara spesifik apa yang akan dikatakan oleh penyaji yang berbeda pada waktu-waktu tertentu dan materi presentasi apa yang akan disampaikan sebelumnya. Saat Anda membuat pertemuan internasional seperti ini, untuk alasan yang sangat spesifik, Anda akan mengetahuinya pada menit terakhir. Ada masalah keamanan dan gagasan tentang apa yang akan dikatakan para pemimpin pemerintah datang pada menit terakhir. Yang terbaik yang dapat Anda lakukan hanyalah merencanakannya.
Menurut Anda apa pro dan kontra dari melakukan versi virtual dari acara seperti ini dibandingkan dengan yang dilakukan secara langsung?
Saya pikir, pertama-tama, kita semua telah belajar selama beberapa tahun terakhir betapa kita merindukan pertemuan tatap muka dan kami senang melihat mereka kembali. Demikian juga, saya tidak berpikir penawaran virtual ini akan hilang karena kami telah belajar bahwa sekarang memperluas audiens. Sebagai contoh, kami mungkin memiliki panelis yang hadir di KTT secara virtual yang mungkin tidak dapat terbang keliling dunia untuk menghadiri KTT secara langsung dan juga memperluas audiens Anda. Bukan lagi hanya orang-orang yang menonton di sana. Kami sekarang memiliki kemampuan untuk membagikan pesan ini melalui platform yang sangat mudah diakses seperti Vimeo dan YouTube sehingga siapa pun dapat menonton proses yang terjadi di KTT untuk Demokrasi.
Sesi-sesi tersebut dapat dilihat oleh publik. Apakah itu selalu menjadi bagian dari rencana?
Pada nilai dasar terbesarnya, demokrasi adalah tentang kebebasan berbicara dan berbagi pemikiran dengan seluruh dunia. Jadi sangat penting bagi administrasi dan Departemen Luar Negeri bahwa sebagian besar sesi terbuka dan mudah diakses oleh publik.
