C2 Montréal : 4 Strategi Layak Dicuri dari Konferensi One Association’s Virtual – Asosiasi Profesional Layanan Acara menggunakan beberapa teknik keterlibatan cerdas saat mengalihkan konferensi tahunannya secara online.
C2 Montréal : 4 Strategi Layak Dicuri dari Konferensi One Association’s Virtual
Tekanan ada pada saat Anda merencanakan konferensi untuk para profesional acara. Jadi, ketika Event Service Professionals Association (ESPA)—asosiasi berusia 33 tahun yang mewakili para pemimpin CVB, hotel, dan pusat konvensi di seluruh Amerika Utara—mulai merencanakan konferensinya pada tahun 2021, tim tahu bahwa mereka harus memikirkan cara terbaik untuk melakukan pendekatan.
Baca Juga : Pedoman Hemofilia: Sebuah Ambisi Baru Dari World Federation of Hemophilia
“Salah satu hal yang membuat ini sangat menantang adalah bahwa kami semua melayani acara langsung yang bersejarah—jadi kami semua tentang acara langsung,” kata Presiden ESPA yang baru terpilih Julie Brakenbury, yang juga direktur layanan tujuan di Greater Raleigh Convention dan Biro Pengunjung (Carolina Utara). Tetapi pada akhirnya, dewan direksi duduk dan menetapkan tujuan No. 1 konferensi—dan itu adalah untuk memungkinkan sebanyak mungkin anggota ESPA memiliki akses ke pendidikan dan pembelajaran, terutama selama masa sulit seperti itu. “Jadi pada akhirnya, kami membuat keputusan bahwa acara virtual akan memberikan layanan terbaik bagi anggota kami.”
Konferensi online berlangsung 21 dan 22 Januari, dan bertema #ServicesStrong. Jadwalnya adalah gabungan dari pidato utama, sesi think tank dan breakout, serta kopi interaktif dan rehat aktivitas, dengan pembicara termasuk penulis dan pengusaha Simon Bailey, Larry Perkins dari PNC Arena, direktur acara MPI Melinda L. Burdette dan lainnya. (Sesi MPI dipresentasikan bersama oleh Jessie States, direktur Akademi MPI.)
Berikut adalah empat strategi cerdas dan layak dicuri, Brakenbury dan komite perencanaan konferensi yang digunakan dalam peralihan ke virtual.
- Mereka bertanya kepada peserta apa yang mereka inginkan
Selama tahap perencanaan awal, ESPA memutuskan untuk melakukan polling kepada anggotanya untuk melihat jenis pertemuan apa yang mereka sukai saat ini. “Kami mengetahui bahwa dengan pemotongan anggaran yang meluas untuk CVB, hotel, dan pusat konvensi, akan sulit bagi anggota kami untuk melakukan perjalanan ke acara langsung,” kata Brakenbury, menambahkan bahwa banyak anggota menyulap berbagai peran, atau telah diberhentikan atau cuti; yang lain diberitahu oleh atasan mereka untuk tidak bepergian karena alasan keamanan. Survei tersebut menegaskan keyakinan tim bahwa virtual adalah pilihan yang tepat untuk saat ini.
Namun, mereka menemukan bahwa anggota di daerah dengan pembatasan berkumpul yang lebih sedikit memang menginginkan semacam komponen tatap muka. Dengan dukungan ESPA, CVB di kota-kota termasuk Pittsburgh, Virginia Beach, San Antonio dan beberapa lainnya menyelenggarakan acara jejaring sosial mereka sendiri pada malam pertama konferensi.
“Mereka tidak hanya mengundang staf mereka sendiri, tetapi juga mitra di daerah tersebut, dan mempraktikkan jarak sosial,” jelas Brakenbury. “Itu memberi kami kesempatan untuk memiliki setidaknya beberapa aspek lokal di mana orang dapat berkumpul secara langsung, tetapi juga menunjukkan bagian dunia di mana kami dapat bertemu dan melakukan berbagai hal dengan aman bersama. … Idenya benar-benar menjadi sedikit semangat untuk merayakan orang-orang yang masih melayani setelah tahun yang sangat sulit.” Anggota didorong untuk mengambil gambar di acara-acara lokal, yang kemudian digabungkan ke dalam tayangan slide di konferensi.
- Mereka memikirkan kembali program, jadwal, dan strategi penetapan harga mereka
Dengan konferensi serba virtual, komite perencanaan konferensi dan staf ESPA tahu bahwa tim harus memikirkan kembali beberapa komponen, termasuk struktur biaya (tiket diskon ditawarkan kepada orang-orang yang telah di-PHK), penawaran sponsor, dan keseluruhan Jadwal. Mereka juga dengan hati-hati memikirkan susunan pembicara, benar-benar fokus pada presenter yang up-to-date tentang praktik terbaik di dunia COVID-19.
Perubahan lain? Seluruh kegiatan hari itu dimulai sekitar pukul 10 pagi EST, sedikit lebih lambat untuk mengakomodasi anggota yang bergabung dari zona waktu yang berbeda. “Kami juga membuat keynote lebih pendek, dan memastikan kami membangun beberapa jeda yang baik untuk jaringan,” kata Brakenbury. “Adalah satu hal untuk berada di konferensi langsung, ketika energi membuat Anda terus bekerja sepanjang hari. [Tapi dengan virtual,] Anda benar-benar membutuhkan waktu istirahat itu.”
Namun, satu aspek waktu yang tidak berubah adalah lamanya sesi breakout dan think tank; sesi diskusi peer-to-peer itu tetap sama panjangnya dengan sesi tatap muka, untuk memastikan semua orang dapat berbagi dan mendapatkan hasil maksimal darinya.
- Mereka membangun momen interaktif ke dalam jadwal
Agar peserta tetap terlibat secara virtual, tim ESPA mencari mitra teknologi yang memungkinkan berbagai momen interaktif. Pada akhirnya, mereka bermitra dengan Encore (sebelumnya PSAV) dan platform Chime Live -nya. “Ini memungkinkan kami banyak alat keterlibatan, hal-hal seperti papan diskusi langsung dan perpustakaan video,” kata Brakenbury, mencatat bahwa perpustakaan video digunakan untuk berbagi pengalaman yang ditawarkan berbagai tujuan anggota saat ini. Melalui platform, ESPA juga dapat menggabungkan aspek gamifikasi untuk mendorong keterlibatan di platform, serta sesi jaringan, istirahat yoga, dan happy hour.
Momen interaktif dan jeda edukasi ini juga dimanfaatkan untuk menyorot berbagai anggota dan destinasi ESPA. Selama rehat kopi virtual, misalnya, para peserta diundang untuk “berkeliling” secara virtual ke berbagai kota dan belajar tentang penawaran. Dan untuk satu kegiatan akhir hari, para anggota menonton video menyenangkan dari Visit Kansas City (pembawa acara konferensi ESPA tahun depan) yang menyoroti beberapa bar dan bartender lokal, yang membahas mixology dan berbagi resep minuman yang berkaitan dengan sejarah kota.
- Mereka menemukan cara untuk terlibat dengan anggota mereka sepanjang tahun
Konferensi ESPA tahun depan akan berlangsung 21-23 Januari 2022 di The Westin Kansas City di Crown Center . Sementara Brakenbury belum yakin apakah acara tersebut akan memiliki komponen virtual, penting baginya bahwa anggota ESPA dapat tetap terlibat sepanjang tahun—terlepas dari lokasi atau masalah perjalanan mereka. “Kami melakukan rangkaian pendidikan berkelanjutan yang sebulan sekali. Kami juga memiliki program virtual yang sangat baik untuk orang-orang yang setingkat asisten direktur dan lebih tinggi yang memelihara para pemimpin di seluruh negeri, ”catatnya. “Itu semua virtual.”
Tujuan akhir Brakenbury untuk konferensi dan pendidikan sepanjang tahun? Bahwa anggota mempelajari beberapa praktik terbaik yang sekarang dapat mereka bawa kembali ke klien mereka sendiri. “Sebagian besar dari kita mengantisipasi bahwa setidaknya untuk sementara, kita akan melakukan acara hybrid,” katanya. “Sekarang anggota kami telah mengalami [konferensi virtual], mereka dapat kembali dan membantu penyelenggara acara dan klien mereka melakukan hal yang sama.”
Apa itu Asosiasi Profesional Layanan Acara?
Selama 30 tahun, ESPA (sebelumnya ACOM) telah menjadi satu-satunya asosiasi dan suara yang mewakili profesional layanan acara dari CVB, hotel, dan pusat konvensi dari seluruh Amerika Utara. Ini adalah komunitas untuk CSM, sumber pendidikan, jaringan rekan Anda, tempat dan forum bagi para profesional layanan acara untuk didengar dan dipelajari. Sebuah organisasi yang mengadvokasi peran dan dampak profesional layanan acara terhadap keberhasilan acara dan destinasi, hotel, dan pusat konvensi. Melalui pendidikan dan jaringan, anggota belajar keterampilan untuk menjadi manajer layanan yang lebih efektif; mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang luasnya peran mereka; belajar tentang harapan perencana dan membangun koneksi sepanjang karier.
Ciptakan masa depan bisnis
Masa depan bisnis terjadi di persimpangan kreatif perdagangan, sains, teknologi, masyarakat, dan keberlanjutan. Keberhasilan bisnis bersekutu dengan kemajuan masyarakat. C2 hadir untuk membantu para pemimpin menemukan masa depan bisnis. Ketika Anda memperluas pikiran Anda, Anda memperluas bisnis Anda. Di luar kemajuan teknologi, C2 mengambil gambaran besar di semua bidang masyarakat dan menggunakan kreativitas sebagai katalis untuk mendorong perubahan.
Diselenggarakan secara eklektik dan kota Montréal
C2 diadakan di kota Montréal yang eklektik dan semarak, yang membanggakan beberapa kreativitas jalanan yang serius. Tempat kelahiran perusahaan kreatif terkenal di dunia, pusat industri teknologi yang berkembang pesat, surga kuliner, dan tujuan pelajar papan atas, Montréal adalah kota inspirasi.
Ingin Mengikat Tim Anda? Membangun Tim Virtual, Langsung, dan Hibrida Ada Di Sini!
Menyatukan tim Anda sangat penting. Menciptakan ikatan yang berdampak positif pada lingkungan kerja dan membuat karyawan Anda tersenyum adalah kunci kesuksesan bisnis. Keberhasilan bisnis Anda bergantung pada komunikasi, produktivitas, dan moral karyawan Anda. Jadi, apa yang Anda tunggu? Sekaranglah waktunya untuk berinvestasi dalam aktivitas menyenangkan yang membantu Anda mencapainya.
Berinvestasi kembali ke karyawan Anda membantu Anda meletakkan dasar untuk kesuksesan di masa depan. Anda akan membangun tim yang sehat di mana karyawan benar-benar puas dengan pekerjaan mereka, menikmati bekerja dengan rekan-rekan mereka dan cukup percaya diri untuk berbagi ide-ide kreatif yang membantu kemajuan bisnis Anda. Untuk melihat hasil ini, Anda harus mulai menyelenggarakan aktivitas pembangunan tim (baik secara langsung atau virtual) yang akan menciptakan lingkungan kerja yang positif sekarang juga!
Manfaat kegiatan membangun tim tidak terbatas
Bisnis yang sukses perlu memadukan hubungan kerja yang positif dengan sifat-sifat karyawan yang sehat seperti kepercayaan diri, identifikasi peran, persaingan yang sehat, loyalitas, dan kebahagiaan. Tidak yakin bagaimana mencapai ini? Kegiatan membangun tim tentu saja.
Berikut adalah beberapa statistik yang menunjukkan betapa pentingnya membangun tim untuk keberhasilan organisasi Anda:
- 50 persen dari perubahan positif dalam pola komunikasi di tempat kerja dapat dikaitkan dengan interaksi sosial di luar tempat kerja ( Keka ).
- Karyawan yang merasa suaranya didengar, 4,6 kali lebih mungkin merasa diberdayakan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka ( Salesforce ).
- 89% pekerja di organisasi yang mendukung filantropi cenderung merekomendasikan organisasi mereka sebagai tempat yang nyaman untuk bekerja (American Psychological Association).
- Hanya tiga dari 10 pekerja AS yang sangat setuju bahwa di tempat kerja pendapat mereka penting. Dengan memindahkan rasio itu menjadi enam dari 10 karyawan, organisasi dapat mewujudkan pengurangan 27 persen dalam omset, pengurangan 40 persen dalam insiden keselamatan, dan peningkatan produktivitas 12 persen ( Gallup ).
Aktivitas membangun tim membantu bisnis Anda membangun lingkungan kerja yang mendorong komunikasi, kolaborasi, dan kerja tim di antara karyawan Anda. Karyawan yang memiliki ikatan erat dengan tim mereka lebih percaya diri, lebih produktif, lebih termotivasi dan lebih bahagia. Hasil? Perusahaan Anda menghasilkan hasil yang lebih baik untuk klien, Anda dapat secara signifikan mengurangi pergantian staf dan Anda menjadi lebih menguntungkan. Apa yang tidak disukai?
Acara pembangunan tim virtual, langsung, dan hibrid membantu bisnis Anda menciptakan lingkungan kerja kelas dunia
Dengan mengingat manfaat tim yang kuat, bagaimana tepatnya Anda dapat membangun lingkungan kerja yang positif untuk karyawan kantor dan jarak jauh Anda? Di situlah aktivitas membangun tim virtual, live, dan hybrid dapat membantu. Acara membangun tim virtual, membangun tim langsung, dan membangun tim hibrida telah dibuat khusus untuk meningkatkan keterampilan komunikasi, mempromosikan kerja tim, dan membangun hubungan staf dalam lingkungan yang menyenangkan, menyenangkan, ringan, dan sosial.
Tim Anda akan bersenang-senang, dan bisnis Anda akan melihat hasil nyata yang nyata. Aktivitas membangun tim secara langsung – baik yang diselenggarakan secara langsung atau secara virtual melalui teknologi inovatif – akan meningkatkan keterlibatan karyawan, kinerja, dan kepuasan karyawan secara signifikan.
Faktanya, penelitian dari Gallup telah menemukan bahwa perusahaan yang berkinerja lebih baik dalam metrik keterlibatan karyawan menyadari keterlibatan pelanggan yang jauh lebih baik, produktivitas yang lebih tinggi, retensi yang lebih baik, lebih sedikit kecelakaan dan, yang paling penting, profitabilitas 21 persen lebih tinggi.
Teambonders adalah tim ahli acara perusahaan Anda!
Ingin melihat sendiri hasil acara virtual, live, dan hybrid team building?
Teambonders adalah tim pembuat dan fasilitator acara perusahaan yang sangat terampil dan berpengalaman, yang berkomitmen untuk membangun acara pembangunan tim yang menyenangkan, inklusif, dan sepenuhnya dapat disesuaikan yang mendorong semangat persahabatan, komunikasi, dan pembangunan hubungan di tempat kerja.
Rangkaian acara pembentukan tim secara langsung dan virtual dari Teambonders telah dirancang khusus untuk kesenangan dan kegembiraan. Tidak hanya itu, mereka juga membantu bisnis melihat manfaat untuk komunikasi, kesejahteraan karyawan, kolaborasi, produktivitas, efisiensi, dan kebahagiaan tim mereka. Teambonders telah menyediakan acara turnkey untuk berbagai klien di sejumlah industri yang berbeda, menangani semua yang terlibat dalam acara dari teknologi yang diperlukan, tautan ke ruang ikatan tim virtual, ruang fisik, video dan audio untuk acara langsung dan banyak lagi.
