Menjalin Koneksi Lebih Dalam Dengan Destination Marketing Organizations – Ketika Valarie Coyle, direktur pertemuan di Health Professions Network, mulai memetakan acara berikutnya, organisasi pemasaran tujuan (DMO) selalu menjadi pemberhentian pertamanya. “Mereka memiliki segalanya di sana di ujung jari mereka,” katanya. “Mereka memiliki tanggal, penelitian, mereka memiliki semua informasi tentang fasilitas. Ketika saya memberi mereka spesifikasi saya, saya tahu saya akan mendapatkan hanya hotel-hotel yang saya perlukan, tidak setiap hotel di bawah matahari, tempat yang tidak sesuai dengan pertemuan saya untuk memulai.”
Menjalin Koneksi Lebih Dalam Dengan Destination Marketing Organizations
webcom-montreal – Tapi DMO menawarkan penyelenggara acara lebih dari kemampuan untuk mempersempit hotel lebih cepat. Mereka bisa menjadi guru media sosial Anda, biro pembicara lokal, atau jaring pengaman di lapangan. Dan jika Anda menginvestasikan waktu untuk memelihara hubungan yang lebih dalam dengan mereka, Anda akan menemukan bahwa DMO memainkan peran yang lebih signifikan dalam keberhasilan pertemuan Anda daripada yang pernah Anda bayangkan.
Baca Juga : Levitee Labs Mengumumkan Kemitraan Strategis dengan LiveRx Research Group
“Tanpa pertanyaan, CVB adalah pakar destinasi dalam hal rapat perencanaan,” kata Gary C. Sherwin, CDME, ketua Destination Marketing Association International (DMAI), dan presiden dan CEO Visit Newport Beach. Namun, dia menambahkan, peran DMO telah “berkembang secara dramatis dalam beberapa tahun terakhir. Fungsi utama CVB saat ini jauh melampaui pemasaran. Kami sekarang adalah arsitek tujuan, imajinasi, pembudidaya budaya, insinyur proyek, serta pemasar yang cerdas. Dalam banyak kasus, CVB adalah juara terbesar destinasi — kekuatan pendorong dalam memfasilitasi dialog antara komunitasnya dan pelanggan — untuk memastikan acara tersebut berhasil baik bagi kota tuan rumah maupun pemangku kepentingan pelanggan.”
Melampaui Ruang dan Tarif
Pada bulan April 2017, Dude Solutions mengadakan konferensi pengembangan profesionalnya, Dude University, ke Raleigh, North Carolina, untuk pertama kalinya. Para pesertanya — sekitar 1.000 profesional operasi — mencari pengalaman yang berbeda, kata Nicholas Mirisis, wakil presiden pemasaran di Dude Solutions. “Mereka ingin berada di pusat aktivitas, lebih ke lingkungan perkotaan.” Dan selain membutuhkan lebih banyak ruang fisik, Mirisis mengatakan mereka membutuhkan lebih banyak lingkungan “laboratorium pembelajaran”, di mana mereka dapat memanfaatkan modal intelektual masyarakat setempat.
Dari 200 pembicara pada acara tahun ini, 50 adalah pakar materi dari daerah Raleigh. Mirisis meminta bantuan dari Biro Konvensi & Pengunjung Greater Raleigh untuk memastikan bahwa berbagai latar belakang yang diambil oleh para pembicara relevan dengan sembilan industri yang diwakili oleh para pesertanya. Misalnya, Rektor Universitas Negeri Carolina Utara Randy Woodson, Ph.D., berbicara tentang kemitraan publik-swasta, sementara presiden dan CEO WakeMed, Donald R. Gintzig, berbicara tentang desain fasilitas dan perawatan pasien. Para peserta juga dapat mengikuti tur di belakang layar dari 18 fasilitas lokal, termasuk Rumah Sakit Jantung dan Vaskular North Carolina yang baru di UNC Rex Healthcare.
Semua ini difasilitasi dengan bantuan Greater Raleigh CVB — meskipun faktanya speaker dan fasilitasnya terletak tepat di halaman belakang Dude Solutions. “Itu semacam pertandingan yang dibuat di surga,” kata Loren Gold, wakil presiden eksekutif di Greater Raleigh CVB. Dude University diadakan di kampung halaman perusahaan sebagai hasil dari strategi CVB untuk meyakinkan bisnis dan organisasi lokal untuk “tetap di rumah” daripada bertemu di luar Raleigh. Gold menyoroti bagaimana Dude Solutions menggunakan sejumlah aset fasilitas Greater Raleigh, “membawa anggota mereka ke luar lokasi dan melakukan studi lapangan” selama acara, yang “telah melampaui tujuan di mana mereka berada. Di tingkat C, mereka ingin membawa klien mereka ke markas mereka untuk memamerkan area Raleigh,dan [Mirisis ingin] mendorong pengalaman lokal yang unik untuk Raleigh.”
“Saya tidak pernah, secara mandiri, akan mampu membuat semua koneksi itu,” kata Miri-sis. Dude Solutions mulai berkolaborasi dengan Greater Raleigh CVB selama satu setengah tahun untuk dihubungi secara lokal untuk kesempatan berbicara, tur, dan kemitraan. “Jika kami mau, kami dapat mengisi seluruh program empat hari kami dengan pakar materi pelajaran dari masyarakat setempat,” kata Mirisis. “Saya tidak melihat cara, dengan semua bagian dan bagian yang bergerak lainnya yang harus kami rencanakan untuk acara besar di seluruh kota, dan membawa 1.000 orang ke kota, bahwa kami dapat mengeksekusi bagian itu tanpa CVB.”
Lebih Banyak Nilai, Lebih Sedikit Pekerjaan
Mungkin salah satu kesalahpahaman terbesar yang dimiliki perencana tentang penggunaan DMO adalah bahwa mereka terutama melayani konvensi di seluruh kota, bukan pertemuan kecil. “Saya baru saja memiliki seseorang di kota, mereka memiliki 13 kamar,” kata Cathy Keller, wakil presiden penjualan dan layanan di Biro Konvensi & Pengunjung Omaha. Seorang penjual CVB Omaha mampir untuk memastikan perencana melihat properti dan atraksi hotel yang perlu dia lihat, serta mengantarnya ke bandara. “Mereka tidak mengharapkan itu, tetapi mereka datang ke kota untuk melihat kami sebagai tujuan pertemuan,” kata Keller. “CVB adalah sumber daya terbesar yang akan ditemukan oleh perencana pertemuan yang dapat membantu mereka menyelenggarakan acara yang sukses di kota mereka, karena kita mengenal kota itu.”
Ada juga kesalahpahaman tentang CVB yang bekerja dengan pihak ketiga. “Merekalah yang kami tuju, untuk membantu meningkatkan dan menambah nilai pada pengalaman klien kami nantinya,” kata Leeta Cruise, direktur senior penjualan dan pengembangan di Helms-Briscoe, “dari RFP proses untuk membantu ketika klien menjalankan pertemuan mereka.”
Cruise mengatakan bahwa pentingnya DMO bagi rekanan HelmsBriscoe telah berkembang secara eksponensial dalam beberapa tahun terakhir. Di masa lalu, hubungan antara pihak ketiga dan DMO hampir dapat dilihat sebagai persaingan, sedangkan saat ini hubungan tersebut jauh lebih bersahabat. “Kami telah melihat industri kami bergerak lebih ke arah model kolaborasi,” kata Cruise. “Kami membangun kepercayaan, bekerja lebih erat, dan kami menciptakan RFP yang lebih cerdas dan menghemat waktu berharga dengan hasil keseluruhan memperkaya pengalaman klien kami.”
Hubungan yang berkelanjutan dengan DMO juga berarti bahwa jika tenaga penjualan di hotel dan tempat datang dan pergi, semuanya tidak hilang. “Bila Anda memiliki hubungan yang dimulai dengan DMO, mereka akan berinvestasi dalam diri Anda dari waktu ke waktu,” kata Carylann Assante, CAE, direktur eksekutif Student & Youth Travel Association (SYTA) dan SYTA Youth Foundation.
Dia juga mencatat bahwa upaya ekstra adalah kunci untuk pertemuan bergilir, karena DMO cenderung memberi tahu dia tentang apa yang terjadi di kota dan jika ada perubahan, seperti penutupan jalan atau angkutan umum baru, yang dapat memengaruhi pertemuan di masa mendatang. Pengetahuan orang dalam itu juga menjadi alasan mengapa rekan Helms-Briscoe didorong untuk selalu menyertakan DMO di RFP. Misalnya, DMO dapat memberi tahu mereka tentang pertemuan di seluruh kota yang diadakan pada tanggal yang diminta, menjelaskan mengapa tarif hotel lebih tinggi dari biasanya. “Ini menghemat waktu kami,Cruise berkata, “karena mereka dapat memberi kami informasi berharga yang mungkin belum kami ketahui.”
Tingkatkan Angka-angka itu
Semua orang setuju: Kehadiran adalah segalanya. Selama beberapa tahun terakhir, DMO telah berusaha menjadi ahli perencana untuk meningkatkan jumlah acara mereka, dan dengan sumber daya dan wawasan lokal, keahlian mereka terbukti sangat berharga. Kadang-kadang, perencana “tidak memiliki bandwidth, atau orang-orang di tim mereka dengan keahlian, untuk memberi mereka layanan pramutamu satu-satu,” kata Doris Sims, wakil presiden layanan di Biro Konvensi & Pengunjung Louisville. Beberapa tahun yang lalu, CVB Louisville mulai menawarkan layanan telemarketing, dan untuk festival atau pameran dagang yang terbuka untuk umum, CVB memasang spanduk terlebih dahulu untuk menarik pasar lokal. Untuk kategori acara yang sama, mereka juga mulai menggunakan pendekatan pemasaran rekreasi untuk menarik pengunjung dari pasar regional terdekat.
“Kami dapat membantu mengimbangi biaya tersebut karena kami sudah mempromosikan” untuk perjalanan liburan di pasar tersebut, kata Sims. “Kami memiliki promosi yang sangat sukses dengan sebuah festival tahun lalu, dan kami bekerja dengan dua atau tiga lainnya tahun ini untuk melakukan hal yang sama.” Tapi itu bukan ide yang DMO masa lalu akan selalu menghibur. “Sebelumnya kita akan seperti, ‘Yah, itu bukan dunia kita yang sebenarnya,'” kata Sims. “’Kami di sini tidak mengiklankan grup.’ Dan kemudian saya seperti, ‘Nah, jika kita sudah beriklan di pasar itu, dan audiens mereka adalah pengunjung rekreasi potensial kita, apakah ada cara kita dapat bermitra untuk menjadikannya win-win bagi kita berdua?
Biasanya ada biaya yang terkait dengan jenis pemasaran khusus ini, tetapi layanan yang lebih mendasar, seperti situs mikro, sering kali gratis. Aset lain yang berpotensi gratis bagi perencana yang ingin meningkatkan kehadiran lokal adalah akses ke database informasi pengunjung DMO. Pikirkan tentang ini: “Mereka adalah orang-orang yang telah menyatakan minatnya di Louisville, baik tentang memesan pemandu pengunjung atau menghadiri pertunjukan,” kata Sims.
Basis data Louisville juga menunjukkan minat — seperti festival musik, bourbon, dan kuda — dari mereka yang telah meminta informasi tentang daerah tersebut. “Kepentingan itu sesuai dengan demografi atau minat basis penggemar yang coba ditarik oleh acara festival,” kata Sims, “dan kemudian kami benar-benar dapat melakukan beberapa pemasaran yang ditargetkan dari basis data kami sendiri yang ada.”
Koneksi Lebih Dalam
Assante, yang belum membawa bisnis ke Omaha tetapi sedang mempertimbangkan tujuan untuk konferensi SYTA di masa depan, telah membangun hubungan kerja yang solid dengan CVB kota, setelah mengunjungi Omaha secara langsung dan bertemu dengan bisnis lokal untuk mendapatkan gambaran yang lebih holistik tentang apa yang bisa ditawarkan oleh destinasi tersebut. “Saya pikir itu adalah peran kunci yang [DMO] dapat mainkan di masa depan,” kata Assante. “Bagaimana kami menghubungkan semua yang terjadi di kota dengan pertemuan kami sehingga kami dapat menemukan beberapa pengalaman baru atau koneksi otentik atau pembicara dari komunitas lokal?”
Baca Juga : Tips Menjadi Marketing Handal
Assante menambahkan bahwa bagian dari apa yang membuat hubungan mereka menjadi awal yang baik adalah memilih serangkaian panggilan telepon daripada mengirimkan RFP isi-kosong secara online. Apa yang membuat perbedaan, katanya, “apakah mereka tidak mengatakan berulang-ulang, ‘Kita bisa melakukan itu, kita bisa melakukan itu, kita punya itu, kita punya itu.’ Mereka meluangkan waktu untuk melakukan percakapan terstruktur.”
Bahkan jika SYTA akhirnya tidak bertemu di Omaha, hasilnya akan positif. “Saya mungkin tidak akan pernah mendapatkan bagian dari bisnisnya. Itu mungkin tidak akan pernah terjadi, ”kata Keller tentang Assante. Namun demikian, “dia adalah sumber yang bagus untuk saya. Saya dapat mengangkat telepon dan meneleponnya kapan saja. Dia akan merujuk perencana lain kepada saya. Dia adalah duta besar untuk Omaha. Melalui sebuah hubungan, dan benar-benar mengunjungi kota kami, adalah bagaimana hal itu terjalin.”
